パーソナルジムB.E.T｜LINEだけだった予約の入口を、空き枠から選べるWeb予約と事前決済に切り替えた事例

この事例は、THE STORYを運営するASAP株式会社の向井が経営するパーソナルジムです。第三者のお客様の事例ではありません。THE STORYの仕組みは、このジムで使っていた予約・決済・管理の仕組みを、ほかのお店でも使えるように作り直したものです。

お店の概要

B.E.T Personal Gymは、大阪市中央区・南船場にあるパーソナルジムです。2020年5月に開業し、理学療法士を含むトレーナー3名で、近隣で働く方を中心にパーソナルトレーニングと整体を提供しています。初回体験（90分・5,500円）から入会を検討していただく流れです。

課題｜予約の入口が公式LINEだけだった

以前のホームページでは、体験予約の入口が公式LINEの1本だけでした。お客様はLINEで友だち追加し、メッセージで希望日時を送り、お店が空き状況を返して日程を決める流れです。

• 予約まで届かない：4週間の実測で、ホームページからLINEに進んだ人のうち、体験予約のリクエストまで届いたのは23%でした。残りの77%は、LINEのやり取りの途中で止まっていました。
• どこから来た人かが分からない：LINEの友だち追加の経路は「その他」ばかりで、どの記事や広告が予約につながったのかを追えませんでした。
• 台帳が別になっていた：スタッフの予定は予約システムを台帳として使っていましたが、お客様が自分で空き枠を選べる状態ではなく、LINEで決まった予約を手で書き写していました。

やったこと｜空き枠から選べるWeb予約と事前決済

1. LINEとは別に、Webで予約できる入口を作った

ホームページに予約ページを作り、お客様が空いている枠から日時を選んで、その場で予約を確定できるようにしました。LINEでの相談も残し、「すぐ予約したい人はWeb、相談したい人はLINE」と選べる形です。

2. 初回体験は予約時に事前決済

初回体験料（5,500円）は予約の時点でカード決済にしました。無断キャンセルを減らすためと、「予約した」ではなく「支払った」ところまでを1件として数えるためです。

3. 予約の管理画面で、数字を見られるようにした

予約の一覧、来店・成約のステータス、月ごとの件数、CSVの書き出しを1つの管理画面にまとめました。予約ごとに、最初にどのページ・どの経路から来た人かも記録しています。

変わったこと

月の利用回数・回数券の管理に手間がかからなくなった

以前は、月4回などのプランや回数券の残りを、スタッフが台帳と照らし合わせて数えていました。今は予約が入るたびに残り回数が自動で減り、上限に達したお客様はそれ以上予約できないようになっています。月末に数え直す作業がなくなりました。

お客様が自分で予約を入れるので、スタッフの手間と行き違いが減った

既存のお客様も、マイページから空き枠を選んで自分で予約を入れる形にしました。LINEや電話で日時をやり取りして台帳に書き写す作業がなくなり、聞き間違いや書き写しのミスによる予約の行き違いも起きにくくなりました。お客様自身が選んだ日時で予約が確定し、確認メールも届くため、「言った・言わない」になりません。

新規予約のステップが減り、予約のハードルが下がった

以前は、友だち追加 → メッセージで希望日時を送る → お店の返信を待つ → 日程を確定する、という何往復ものやり取りが必要でした。今は空き枠を選んで、名前と連絡先を入れて決済するだけです。「返信を待つ」「何度もやり取りする」というお客様のストレスがなくなり、思い立ったときにその場で予約できるようになりました。

そのほか

• 予約の入口が「LINEだけ」から「Web予約とLINEの2つ」になり、夜や移動中でも予約を受けられるようになりました。
• 予約ごとの流入経路が残るようになり、どの記事・SNSが予約につながったかを週ごとに確認できるようになりました。

運用を始めてまだ間もないため、予約数や成約率の変化は計測中です。数字が確定したら、この事例に追記します。

この仕組みをTHE STORYにした理由

自分のジムで使ってみて、予約・事前決済・顧客管理・数字の確認が1つにまとまっていることの効果が大きいと感じました。同じ悩みを持つ小さなお店でも使えるように、ホームページの作成と合わせて作り直したのがTHE STORYです。

パーソナルジムの予約システムの選び方はパーソナルジムの予約システム比較、決済の選び方はパーソナルジムの決済システムの選び方にまとめています。